ده نکته ای که قبل از سرمایه گذاری بر روی ویدئو کنفرانس باید در نظر گرفت 

ویدئو کنفرانس را کاوش کنید.

ویدئو کنفرانس برای همه!
(بله، منظور ما واقعا همه است.)
برای مدت های مدیدی تصور بر این بود که ویدئو کنفرانس یک فن آوری برای نیمه برتر (جوامع تجاری) است، فن آوری که تنها توسط شرکت ها و مدیران اجرایی پیشرو (دنیای اقتصاد) (Fortune 500، به معنی 500 شرکت برتر تجاری آمریکا می باشد)، افرادی که به ادغام و مالکیت شرکت ها می پردازند و مواردی از این دست مورد استفاده قرار گرفته می شد و تجارت های متوسط، توانایی مالی بهره مندی از این فن آوری را نداشته اند. با این حال در چند سال گذشته، مجموعه ای از پیشرفت های فناوری این تصور را تغییر داده اند. این پیشرفت ها باعث شده اند تا ویدئو کنفرانس نه تنها فن آوری پایدار برای تمامی حیطه های تجارت شود بلکه به یک ضرورت در امر تجارت تبدیل شود.
بررسی چگونگی تغییر تجارت بوسیله فن آوری مانند دستگاه فکس، جالب توجه می باشد؛ که هدف آن تنها صرفه جویی در هزینه ها نبود. نهایتا، هرگز کسی دستگاه فکس را  برای صرفه جویی در هزینه های پستی خریداری نکرد! ماهیتی که دستخوش تغییر شد سرعت در امر تجارت بود. هدف هر تجارتی باید تسریع (روزافزون امر) تجارت، داد و ستد، برقراری ارتباط و نهایتا فروش سریعتر و کارآمدتر ایده ها باشد.
سیستم ویدئو کنفرانس قدم منطقی بعدی در گسترش تسریع پایدار تجارت، از زمان ظهور دفاتر کار تجارت مدرن در بیش از 100 سال پیش، محسوب می شود. بنابراین اگر صاحب هر تجارتی با ایده ای برای فروش، مشتریانی برای ارائه خدمات، شرکایی برای برقراری ارتباط و کارمندانی برای مدیریت هستید، خواهان بررسی چگونگی عملکرد ویدئو کنفرانس برای تجارت شما به منظور تسهیل فعالیت ها و افزایش نیروی انسانی تحت کنترل، خواهید بود.
این مقاله برای کمک به شما طراحی شده است، تا از نکاتی که پیش از سرمایه گذاری بر روی ویدئو کنفرانس باید در نظر داشته باشید، آگاه شوید. این متن به شما کمک خواهد کرد که در مورد چگونگی تاثیر سیستم ویدئو کنفرانس بر روی فرایند های شغلی، اهمیت سازگاری و مراحلی که برای پذیرش فن آوری باید طی کرد، تامل کنید.
1.  فرایند های تجاری
تجارت شما چگونه می تواند از سیستم ویدئو کنفرانس بهره مند شود؟
•    روند کاری امروز را در نظر بگیرید و اینکه چگونه تصویر می تواند تصمیم گیری را تسریع کند و در برقراری ارتباط با افراد بیشتر، حفظ مدیریت کارکنان، تسهیل آموزش با تیم های مختلف و موارد دیگر به شما کمک کند.
•    به این مسئله بیندیشید که “چه افرادی خارج از سازمان من می توانند از ویدئو کنفرانس استفاده کنند؟” پاسخ این پرسش، تمام افرادی هستند که با آنها در تعامل هستید. ارتباطات ویدئویی HD همانند جلسات شخصی ا‌ست، بنابراین می توانید این فناوری را به هر کسی ارائه دهید، به عنوان مثال زنجیره عرضه، مشتریان، شرکا و تامین کنندگان و … می توانند از این تکنولوژی بهره مند شوند.
•    آیا کاربرانی دارید که از راه دور یا سیار می خواهند با افرادی دیگر در اتاق جلسه ارتباط برقرار کنند؟
•    آیا سازمان شما از امکان ضبط و پخش محتوای جلسات بهره مند خواهد شد؟
2. سازگاری
با همه، همسان باشید.
•    آگنوستیک (شکاک) باشید. به دنبال راهکار ویدئو کنفرانس استاندارد باشید، نه راهکاری با گستره خدمات محدود.
•    همه جا ارتباط برقرار کنید. در چارچوبی خارج از اتاق جلسه فکر کنید. شما در آینده نیاز خواهید داشت که با طیف وسیعی از دستگاه های ممکن، شامل کامپیوتر های شخصی، لپ تاپ ها، تبلت ها و هر نوع دستگاه سیاری قادر به برقراری ارتباط باشید.
•    ساده شروع کنید. ممکن است شما نتوانید در کل سازمان بر روی هر دستگاه امکان ویدئو کنفرانس فراهم کنید. بنابراین درباره مواردی که اهمیت بیشتری دارد فکر کنید و از آن نقطه شروع کنید. هزینه های سرمایه گذاری اولیه خود بر روی سیستم ویدئو کنفرانس را پایین نگه دارید، به این طریق می توانید همزمان با رشد سازمان، محیط ویدئویی خود را نیز متناسب با آن توسعه دهید.
3. هزینه ها
به یاد داشته باشید، اگر می خواهید رشد کنید از محدوده فعلی خارج شوید.
•    در فن آوری هایی سرمایه گذاری کنید که با تغییر نیازهایتان یا رشد و توسعه سازمانتان، منسوخ نشوند.
•    هزینه اتصال اینترنتی اختصاصی می تواند بسیار بالا و به سختی قابل توجیه باشد. غالبا اینترنت معمول به اندازه کافی مناسب است.
•    در مورد بهای فرصت هایی که در انتظار جلساتی از این دست می باشند، فکر کنید. ویدئو کنفرانس امکان ارتباطات چهره به چهره را بی درنگ فراهم می کند.
•    سفر هزینه دربر دارد. مسلما، این مسئله مهم است اما از اهمیت عمده ای برخوردار نیست. از این طریق، (سرمایه گذاری) هزینه صرف شده بر روی فن آوری را توجیه کنید. سرمایه گذاری کنید چون آن را باور دارید.
4.  بخش IT شما
آنها را به قهرمانان ویدئو کنفرانس تبدیل کنید.
•    در نظر بگیرید که چگونه فناوری ویدئویی بر روند کاری آنها، مسائل پیوستگی تجارت و ترافیک ویدئویی جاری بر روی شبکه، تاثیر خواهد گذاشت.
•    تامین کنندگان فعلی تجربه ویدئو کنفرانس را بررسی کنید. ممکن است بخواهید با کارشناسان امر مشورت کنید.
•    با آنها در مورد اینکه چه تعداد اتاق کوچکتر مجهز به ارتباطات ویدئویی مؤثرتر از تعداد کمتری اتاق پرهزینه هیئت مدیره است، گفتگو کنید.
•    پیش از خرید این فناوری آنرا مورد آزمایش قرار دهید. اگر گروه IT شما از قبل با این فن آوری آشنا نیستند، آنها را آشنا کنید.
•    فن آوری را به کار بگیرید که بخش IT سازمانتان آن را می آموزد و به گسترش آن متعهد است.
•    مشارکت IT برای اجرایی موفقیت آمیز ضروری است. بر روی ایجاد مشارکت بین کاربران تجاری و IT تلاش کنید.
5. کیفیت تجربه
دروازه ورود شما به جهانی دیگر
•    به منظور اینکه ویدئو کنفرانس در تجارت شما موفق شود، به چنان کیفیت بالایی نیاز دارد که کاربرانتان فراموش کنند که از آن استفاده می کنند. (فکر کنند در دنیای واقعی ارتباط برقرار می کنند.)
•    بهترین سیستم ویدئو کنفرانس، از دید کاربران، نامحسوس است.
•    به خاطر داشته باشید ویدئو کنفرانس کاملا جایگزین سفر نخواهد شد، به این دلیل که همچنان مواردی وجود خواهد داشت که نیازمند تعامل حضوری اشخاص باشد. اما زمانیکه سفر ضرورتی ندارد، سیستم ویدیو کنفرانس شما را قادر خواهد ساخت فردی را که در طرف دیگر است به کرات ببینید.
•    نهایتا، برای کیفیت تجربه از هیچ امری مضایقه نکنید.
6. ویدیو کنفرانس در برابر وب کنفرانس
این مقایسه یک سیب با سیب دیگر نیست! (این مقایسه دو ماهیت یکسان نیست!)
•    تفاوت در چیست؟ در یک کلام، کیفیت! برای آشنایی بیشتر با تفاوت های کلیدی بین وب و ویدیو کنفرانس، وبلاگ زیر را بخوانید یا توضیحات ویدیویی را ببینید.
7. فناوری های در حال ظهور
در حال حاضر چه اتفاقی در حال افتادن است؟ وب آر تی سی [1]
•    وب آر تی سی گستره جهان ارتباطات ویدئویی را تا کاربرانی با یک مرورگر مناسب توسعه می دهد.
•    این فن آوری به طرز چشمگیری تعداد کاربران ارتباطات ویدئویی را برای تحقق بیشتر وعده پذیرش ارتباطات تصویری همه جا حاضر، افزایش خواهد داد.
•    در محیط هایی که تعداد زیادی کاربران اتفاقی درگیر آن هستند، وب آر تی سی پیامدهایی پویا و گسترده ای خواهد داشت.
•    با این حال، فناوری زیرساخت برای پشتیبانی از وب آر تی سی، مورد نیاز خواهد بود؛ به این معنی که وب آر تی سی به جای اینکه جایگزین ارتباطات ویدئویی شود، آن را تقویت خواهد کرد.

قانون متکالف – ارزش یک شبکه مخابراتی متناسب با مجذور تعداد کاربران متصل به سیستم (n2) است.

گام بعدی در ویدئو کنفرانس چیست؟

نمایشگرهای 4کِی[2] کیفیت تجربه را از معیارهای در دسترس نیز، بالاتر خواهند برد. با این حال، برای اکثریت قریب به اتفاق برنامه های کاربردی، امروزه HD کیفیتی خیره کننده همانند “کیفیت دیدن تصاویر واقعی از آنسوی پنجره” در سطوح مختلف پهنای باند اینترنت در دسترس اکثریت وسیعی از تجارت ها، ایجاد می کند.
•    [3]H.265 و دیگر استانداردهای فشرده سازی ویدیویی در حال ظهور باعث بهبود بازدهی تماس ویدئویی خواهد شد. با این حال این استانداردها نیازمند افزایش قدرت محاسباتی خواهند بود که در کوتاه مدت، پذیرش آنها را در محیط ویدئو کنفرانس متوسط، محدود می کند.

میانگین سایز تلویزیون های اتاق نشیمن در هر سال
سایز صفحه تلویزیون (بر حسب اینچ)

 8. انگیزش و ترغیب به استفاده از ویدئو کنفرانس
آنرا در بالاترین سطوح تجارت خود یا حداقل در سطح مدیران اجرایی بخواهید.
راه اندازی سیستم ویدیو کنفرانس در تجارت و انتظار برای پذیرش یک شبه آن از طرف سازمان و تغییر رفتار سازمان، واقع گرایانه نیست.
1.    اجازه دهید کاربران بالقوه از وجود آن مطلع شوند.
2.    آموزش (به صورت زنده یا از طریق درخواست) بدهید تا نشان دهید به آسانی می توان از آن استفاده کرد.
3.    بدانید که مردم برای استفاده از آن هراس خواهند داشت حتی اگر به شما نگویند.
4.    حامیان مالی برای تجارت سازمانی پیدا کنید. (پیشنهاد می کنیم از سطح مدیران اجرایی شروع کنید)
5.    تحقیق کنید که چه کسی در زنجیره عرضه شما از ویدئو کنفرانس استفاده می کند، شما نیز با آنها از ویدئو کنفرانس استفاده کنید.
6.    برای پذیرفتن تکنولوژی، تیم خود را با “video miles” یا دیگر موارد تشویق کنید.
 9. پیوند ویدئو کنفرانس با دیگر فناوری ها
یک محیط واقعی ارتباطات یکپارچه ایجاد کنید.
ویدئو کنفرانس می تواند به عنوان  یک راه حل مستقل استفاده شود. با این حال، مزیت های گوناگونی  برای ایجاد ارتباط و پیوند بین محیط های ویدئویی و  فن آوری های دیگر وجود دارد. برای ایجاد پیوند با فن آوری های دیگر برای مثال موارد زیر را در نظر بگیرید:
•    محیط تلفن IP شما
•    Microsoft Lync
•    وایت بردینگ (صفحه های هوشمند و …)
•    محیطهای کنترل اتاق مانند AMX، Crestron و Harmony
به شما پیشنهاد می کنیم به آرامی شروع کنید. ثابت کنید که فن آوری ویدئو کنفرانس عمل می کند، دریابید که چگونه در فرایند های تجارت شما تاثیر می گذارد و سپس تصمیم بگیرید که چگونه و چه مواردی را به هم پیوند دهید . برای پذیرش کلی، سادگی و حضور در همه جا ضروری است. هزینه های اولیه را با عدم یکپارچه سازی فوری تمامی موارد با هم، پایین نگه دارید. و به جای آن بودجه خود را صرف مکان های بیشتری برای برقراری ارتباطات کنید و کلیت راه حل را ساده نگه دارید.
10. پیدا کردن مشاور موتمن
یک تامین کننده تنها تامین کننده نیست بلکه می تواند یاریگر و هدایتگر شما باشد.
•    تامین کننده ای را انتخاب کنید که از تجارت شما درکی داشته باشد. آنها باید مشاوران موتمنی باشند که پیش از این نیز دارای درک و آگاهی و مدیریت در سایر فعالیت های IT باشند.
•    در پی تولیدکنندگانی باشید که خود را به عنوان نوآور و خلاق اثبات کرده اند و متعهد به بازار می باشند. شما نیازی به سرمایه گذاری یک شبه ندارید که فردا آنرا از دست بدهید.
•    با دقت با مشاوران احتمالی مصاحبه کنید؛ بررسی کنید که آنها به آنچه که درباره آن صحبت می کنند، آگاهی دارند. ویدئو کنفرانس یک محصول AV نمی باشد. در دوران مدرن، مسائل زیرساخت و شبکه نیازمند تخصص بالاتری از روشنایی یا دکوراسیون هستند.
•    براین اساس از مشاوران تحقیق کنید. تجارت های کوچک بطور معمول از تجارت های کوچکتر خرید می کنند، تجارت های متوسط از تجارت های متوسط و تجارت های بزرگ از تجارت های بزرگ. اساسا، این به دلیل اینکه فرهنگها باهم همسان می باشند و آنها فرایندهای تجارت همدیگر را درک می کنند؛ صورت می گیرد. اگر شما یکی از شرکت های پیشرو (Fortune 500) باشید، غالبا به بهترین شکل توسط یکی دیگر از شرکت های پیشرو (Fortune 500) خدمت و حمایت دریافت خواهید کرد. در جستجوی شرکا و تولیدکنندگان باشید که شما قادر به درک آنها هستید و آنها شما را درک خواهند کرد.
 ویدئو کنفرانس را کاوش کنید.
دیدن، باور کردن است.
(امروزه،) ویدئو کنفرانس فراتر از اتاق های هیئت مدیره شرکت های پیشرو (Fortune 500) به تمامی ابعاد تجارت وارد شده است. ویدئو کنفرانس بطور فزاینده ای به یکی از بخش های زنجیره عرضه تبدیل می شود که به تجارت ها این امکان را می دهد که با مشتریان، تامین کنندگان، شرکا و کارمندان پیوند روابط انسانی بهتر و نزدیکتری داشته باشند. دیگر این فن آوری، فن آوری تنها برای “سایر افراد” نیست؛ ویدئو کنفرانس سیطره ما را گسترش می دهد و به ما کمک می کند تا دنیایی با پیوندهایی روزافزون بسازیم.
امیدواریم که برای شما این لیست ده نکته ای که قبل از سرمایه گذاری بر روی ویدئو کنفرانس باید در نظر گرفت، یاریگر بوده باشد و برای اینکه می دانیم دیدن، باور کردن است، بسیار خوشحال خواهیم شد که برای شما فرصتی را فراهم سازیم تا خود قدرت سیستم ویدئو کنفرانس را تجربه نمایید.