اهمیت استفاده از نرم افزار کنفرانس در دوران دورکاری |
 |
|
امروز دیگر با وجود کوید 19، ما می دانیم که دنیایی که در آن زندگی می کنیم نسبت به گذشته بسیار تغییر کرده و آن چیزی که کاملا واضح است، این است که فاصله گذاری اجتماعی،بهترین روش ما برای کند کردن این ویروس و در نتیجه نجات جان انسان هاست و در حالی که همه نمی توانند در خانه کار کنند، اکثر شرکت هایی که این گزینه را دارند، اجازه داده اند و یا حتی کارکنان خود را مجبور به کار از راه دور کرده اند. خوشبختانه، بسیاری از مشاغل در عصر دیجیتال نیاز به چیزی بیش از یک لپ تاپ، نرم افزار ویدئو کنفرانس ، برق و وای فای ندارند. اما ارسال همه چیز به آسانی با مک بوک ها امکان پذیر نیست و نمی توان فقط به این امید داشت که در آینده تجارت طبق روال معمولی، پیش خواهد رفت.
بنابراین در حالی که همه در خانه با یک فنجان چای یا قهوه و شیرینی نشسته اند و نگران اعضای پیر خانواده خود هستند، یا در حالی که با فرزند نوپایی که باید در مهدکودک باشد، روز های خود را درخانه می گذرانند، چگونه می توان روحیه خود را حفظ کرد و فرهنگ مشارکت را ادامه داد، ؟
از آنجا که دانشمندان براین باورند که Covid-19 آخرین عارضه ای نیست که خواهیم دید و با گسترش جامعه مدرن و گرم شدن کره زمین، شیوع آن بیشتر و بیشتر می شود، علاوه بر یافتن راه هایی برای مقابله با انزوای اجتماعی امروز، مشاغل باید به فکر آینده باشند.
|
آیادفاتر خانگی با دفاتر اداری قابل مقایسه هستند؟ |
| اگر کارمندان شما هنوز هم در دفتر کار می کنند، آماده باشید تا به زودی همه را به خانه بفرستید تا از آنجا کار کنند. در ادامه به روش هایی که در این دوران قابل اجرا هستند، می پردازیم: |
لزوم اطمینان از فراهم شدن سخت افزار مورد نیاز برای کار در خانه کارمندان |
|
ممکن است به معنای این باشد که به کارمندان خود اجازه دهید از کارت های اعتبار شرکت چند خرید اضافی انجام دهند. همه آمادگی و مهارت ندارند که در خانه کار کنند. برای افزایش بهره وری، باید اجازه بدهید کارمندان برای خود مانیتور یا برخی تجهیزات دیجیتال دیگر را خریداری کنند. اگرچه امیدوارم که این ها همه موقتی باشد، اما باید از “گلوگاه فناوری” دوری کرد. بنابراین سیستم های ارگونومیک گزینه های مناسب تری هستند.
|
لزوم تهیه و انتشار دستور العمل کار در منزل |
|
و این لازم نیست که خیلی پیچیده و گسترده باشد. وضع برخی از قوانین اساسی در مورد برقراری ارتباط و همکاری کارمندان و در دسترس بودن و همچنین پیش بینی انتظارات به کارکنان شما کمک می کند تا یک کار ساختار یافته در منزل انجام دهند .
|
لزوم مبارزه با انزوای اجتماعی بوسیله بازی های سرگرم کننده |
|
رفتن به سر کار، صرفا به منظور ایجاد ارزش تجاری نمی باشد. ما معمولاً همکاران خود را بیشتر از خانواده و نزدیکترین دوستان خودمان می بینیم. اگر ناگهان آن بخش از زندگی اجتماعی قطع شود، به طور بالقوه در کنار بسیاری از تعاملات اجتماعی دیگر، انسان از نظر روحی رنج می برد.
ما به عنوان موجودات اجتماعی، در انزوا عملکرد خوبی نداریم. بنابراین در مورد انتخاب کارمندان بطور تصادفی، برای یک قرار نوشیدن قهوه بصورت مجازی فکر کنید، یا می توانید یک گپ گروهی ترتیب دهید که افراد بتوانند در مورد ایده های غذا در قرنطینه یا دیدن فیلمها و خواندن کتابهای مورد علاقه خود بحث کنند. هر چیزی که به پیوند و احساس ارتباط بیشتر بین کارمندان کمک کند.
|
چگونه فناوری مناسب یک دفتر اداری در خانه را آماده کنیم؟ |
|
آماده سازی موفقیت آمیز برای دوره های طولانی مدت در منازل شامل دو جنبه است:
ما باید هر دو بخش را تا حدودی تجهیز کنیم. البته توجه داشته باشید که سیستمی همه منظوره و فراگیر وجود ندارد. به عنوان مثال، اگر تجارت شما با داده های بسیار حساس (مانند شرکت های مراقبت های بهداشتی یا سازمان های دولتی) سر و کار دارد، کاربرد برخی از استراتژی ها و ابزارهای ذکر شده به سادگی برای شما مؤثر نیستند.
|
 |
تجهیزات سخت افزاری برای منزل |
|
خوشبختانه، نیازی نیست این مسئله را پیچیده تر از آنچه هست کنیم. اول از همه: از کارمندان خود بپرسید که برای انجام کارشان به بهترین نحو، به چه چیزی نیاز دارند. برخی دوست دارند از کیبوردهای ارگونومیک استفاده کنند و برخی دیگر بهتر می بینند که در لپ تاپ های خود تایپ کنند.
وسایل کوچکتر را می توان در دوران قرنطینه به منزل برد اما ممکن است لازم باشد اشیا بزرگتر مانند مانیتور خریداری شوند.
برای اینکه بتوانید از راه دور، کار موثر و مفید داشته باشید، ارتباطات باید به طور یکسان برقرار باشد که فقط با تجهیزات زیر امکان پذیر است:
|
نرم افزار ویدئو کنفرانس آنلاین و ابزار مناسب برای دورکاری |
|
علاوه بر نیازهای معمول نرم افزاری، باید تجهیزات برقراری ارتباط خود را نیز بیشتر کنید. استفاده از نرم افزار ویدئو کنفرانس مانند skype و Zoom، اسکایپ فور بیزینس، GoToMeeting و … دیگر اختیاری نیستند. بلکه باید برای این پنج نوع ارتباط، سیستم هایی اختصاص دهید:
علاوه بر وظایف تجاری که در دسترس هستند، ابزارهای ارتباطی که ارتباط بین کارمندان را آسان می کند، به کم شدن فشار روانی در تنهایی نیز کمک خواهد کرد.
|
